Perancangan sistem pengamanan sebuah perusahaan dagang
Perusahaan dagang adalah Perusahaan yang kegiatannya membeli barang dagangan dari perusahaan lain dan melakukan penjualan barang tersebut kepada konsumen atau perusahaan manufaktur.
Pada umumnya perusahaan dagang didirikan untuk mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya. Guna mendapatkan keuntungan tersebut perusahaan perlu melakukan siklus pendapatan yang terdiri dari pesanan penjualan, pengiriman barang, penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas.
Dalam pendapatan dagang, ada dua transaksi kunci yaitu penjualan kredit yang akan menghasilkan piutang dagang, dan penjualan tunai. Pembahasan lebih jauh akan sering membahas masalah penjualan kredit. Namun perlu untuk mengetahui penjualan secara tunai. Perbedaan secara signifikan antara proses penjualan tunai dan penjualan kredit adalah tidak adanya pencatatan asset sebelumnya (piutang dagang) pada proses penjualan tunai. Pembuatan dokumen awal dari penjualan tunai merupakan poin utama pada system pengendalian. Ketika pencatatan telah disiapkan, maka penjualan tunai menjadi subjek pengendalian akuntansi
Penjualan tunai dicatat pada register kas atau alat pengaman lainnya untuk menyediakan dokumentasi. Penerimaan penjualan disiapkan dan diterbitkan untuk pelanggan.
Ada empat aktifitas untuk dagang.
-pendapatan
-pengeluaran
-produksi
-keuangan
Empat aktivitas dasar dalam pendapatan dagang adalah entri pesanan penjualan, pengiriman, penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas. harus didesain untuk memaksimalkan efisiensi dimana setiap fungsi ini dilakukan. harus memasukkan prosedur pengendalian internal yang memadai untuk menurunkan ancaman seperti penjualan yang tidak tertagih, kesalahan dalam penagihan, serta hilangnya atau penyalahgunaan persediaan dan kas.
PENDAHULUAN
Penipuan adalah sesuatu atau segala sesuatu yang digunakan oleh seseorang untuk memperoleh keuntungan secara tidak adil terhadap orang lain. Tindakan curang meliputi kebohongan, penyembunyian kebenaran, muslihat, dan kelicikan, dan tindakan tersebut sering mencakup pelanggaran kepercayaan.
Baik seseorang di dalam suatu organisasi maupun pihak eksternal dapat melakukan penipuan. Penipuan internal dapat dibedakan menjadi dua kategori: penggelapan asset dan penipuan pelaporan keuangan. Penggelapan asset, atau penipuan pegawai, dilakukan oleh seseorang atau kelompok orang untuk keuntungan keuangan pribadi.
Penipuan pelaporan keuangan sebagai tindakan yang sembrono atau disengaja, baik melalui tindakan atau penghilangan, yang menghasilkan laporan keuangan yang menyesatkan secara material.
PROSES PENIPUAN
Tiga karakteristik yang sering dihubungkan kebanyakan penipuan, yaitu:
1. Pencurian sesuatu yang berharga, seperti uang tunai, persediaan, peralatan, atau data.
2. Konversi asset yang dicuri ke dalam uang tunai.
3. Penyembunyian kejahatan untuk menghindari pendeteksian.
SEBAB-SEBAB TERJADINYA PENIPUAN
Tekanan
Tekanan adalah motivasi seseorang untuk melakukan penipuan. Tekanan dapat berupa tekanan keuangan, seperti gaya hidup yang berada di luar kemampuan, atau memiliki banyak utang atau biasanya banyak tagihan. Tekanan keluarga atau rekan kerja, ketidakstabilan emosi, dan tantangan adalah motivasi lain yang mengarah pada tindakan curang untuk mengalahkan sistem.
Peluang
Peluang adalah kondisi atau situasi yang memungkinkan seseorang untuk melakukan dan menutupi suatu tindakan yang tidak jujur. Peluang sering kali berasal dari kurangnya pengendalian internal. Sebuat fitur pengendalian yang kurang di banyak perusahaan adalah pemeriksaan latar belakang seluruh calon pegawai. Situasi lain yang mempermudah seseorang untuk melakukan penipuan adalah kepercayaan berlebihan atas pegawai utama, personil supervise yang tidak kompeten, tidak memperhatikan perincian, jumlah pegawai yang tidak memadai, kurangnya pelatihan, dan kebijakan perusahaan yang tidak jelas.
Banyak juga penipuan yang terjadi ketika pegawai membangun hubungan yang saling menguntungkan dengan pelanggan atau pemasok. Penipuan juga dapat terjadi ketika sebuah krisis muncul dan perusahaan tidak memperhatikan prosedur pengawasan normalnya.
Rasionalisasi
Kebanyakan pelaku penipuan mempunyai alasan atau rasionalisasi yang membuat mereka merasa perilaku yang ilegal tersebut sebagai sesuatu yang wajar. Para pelaku membuat rasionalisasi bahwa mereka sebenarnya tidak benar-benar berlaku tidak jujur atau bahwa alasan mereka melakukan penipuan lebih penting daripada kejujuran dan integritas.
Penipuan terjadi ketika orang mengalami tekanan yang tinggi, peluang yang besar, dan kemampuan untuk merasionalisasikan integritas pribadi mereka. Penipuan cenderung tidak terjadi ketika orang mengalami sedikit tekanan, peluang kecil untuk melakukan dan menyembunyikan penipuan, serta adanya integritas tinggi yang membuat seseorang cenderung tidak melakukan rasionalisasi atas penipuan.
PENIPUAN KOMPUTER
Secara khusus penipuan mencakup hal-hal berikut ini:
~ Pencurian, penggunaan, akses, modifikasi, penyalinan, dan perusakan software atau data secara tidak sah.
~ Pencurian uang dengan mengubah catatan komputer atau pencurian waktu komputer.
~ Pencurian atau perusakan hardware komputer.
~ Penggunaan atau konspirasi untuk menggunakan sumber daya komputer dalam melakukan tindak pidana.
~Keinginan untuk secara ilegal mendapatkan informasi atau property berwujud melalui penggunaan komputer.
Salah satu jenis penipuan komputer, yaitu spionase ekonomi yaitu pencurian informasi dan hak cipta intelektual, meningkat sebesar sedang berkembang sangat cepat.
Klasifikasi Penipuan Komputer
Salah satu cara untuk menggolongkan penipuan komputer adalah dengan menggunakan model pemrosesan data: input, pemroses, perintah komputer, data yang disimpan, dan output.
Input. Cara yang paling umum dan paling sederhana untuk melakukan penipuan adalah dengan mengubah input komputer. Cara ini hanya memerlukan sedikit keterampilan komputer. Pelaku hanya perlu memahami bagaimana sistem beroperasi sehingga mereka bisa menutupi langkah mereka.
Pemroses. Penipuan komputer dapat dilakukan melalui penggunaan sistem tanpa diotorisasi, yang meliputi pencurian waktu dan jasa komputer.
Perintah komputer. Penipuan komputer dapat dilakukan dengan cara merusak software yang memproses data perusahaan.
Data. Penipuan komputer dapat diawali dengan mengubah atau merusak file data perusahaan atau menyalin, menggunakan, mencari file-file data tersebut tanpa otorisasi.
Output. Penipuan komputer dapat dilakukan dengan cra mencuri atau menyalahgunakan output sistem. Output sistem biasanya ditampilkan pada layer atau dicetak di kertas. Layar komputer dan output cetakan merupakan subjek bagi mata-mata penasaran dan salinan tidak sah, kecuali jika mereka dijaga dengan memadai.
PENIPUAN DAN TEKNIK PENYALAHGUNAAN KOMPUTER
Berbagai teknik dalam penyalahgunaakan komputer adalah sebagai berikut: Kuda troya, pembulatan ke bawah, teknik salami, pintu jebakan, serangan cepat, pembajakan software, kebocoran data, menyusup, penyamaran atau peniruan, rekayasa social, bom waktu logika, hacking atau cracking, pencarian, menguping, serangan penolakan pelayanan, terorisme internet, kesalahan informasi internet, penjebolan password dan spamming.
VIRUS KOMPUTER
Virus komputer adalah segmen dari kode pelaksanaan yang meletakkan dirinya pada software. Terdapat beberapa cara komputer dapat terinfeksi: dengan membuka lampiran e-mail yang berisi virus, membuka file yang berisi virus, melakukan boot atau menyalakan dari awal komputer dengan menggunakan disket yang telah terinfeksi, dan menjalankan program yang telah terinfeksi.
MENCEGAH DAN MENDETEKSI PENIPUAN KOMPUTER
Langkah-langkah untuk meningkatkan integritas pegawai dan mengurangi kemungkinan terjadinya penipuan oleh pegawai melalui cara yang dijelaskan dalam bagian berikut ini:
1. menggunakan cara-cara yang benar dalam mempekerjakan dan memecat pegawai,
2. mengatur para pegawai yang merasa tidak puas,
3. melatih para pegawai mengenai standar keamanan dan pencegahan terhadap penipuan,
4. mengelola dan menelusuri lisensi software
5. meminta menandatangani perjanjian kerahasiaan kerja,
6. meningkatkan kesulitan melakukan penipuan,
7. mengembangkan sistem pengendalian internal yang kuat,
8. memisahkan tugas,
9. meminta pegawai mengambil cuti dan melakukan rotasi pekerjaan,
10. membatasi akses ke perlengkapan komputer dan file data,
11. mengenkripsi data dan program,
12. mengamankan saluran telepon,
13. mengamankan sistem dari virus,
14. mengendalikan data yang sensitif,
15. mengendalikan komputer laptop,
16. mengawasi informasi hacker,
17. memperbaiki metode deteksi,
18. sering melakukan audit,
19. mempekerjakan pegawai khusus untuk keamanan komputer,
20. membuat saluran khusus untuk pengaduan penipuan,
21. mempekerjakan konsultan komputer,
22. mengawasi kegiatan sistem,
23. mempekerjakan akuntan forensic,
24. menggunakan software pendeteksi penipuan,
25. mengurangi kerugian akibat dari penipuan, dan
26. menuntut dan memenjarakan pelaku penipuan.
Sumber : http://winda-forum.blogspot.com/2009/09/penipuan-dan-pengamanan-komputer.html
[CL]
hey playboy
its about time
and your time's up
I had to do this one for my girls you know
sometimes you gotta act like you don't care
that's the only way you boys learn
[Bom]
I don't care geumanhallae niga eodieseo mwol hadeon
ije jeongmal sanggwan anhalge bikyeojullae
ijewa ulgobulgo maedallijima
cause I don't care e e e e e e
I don't care e e e e e e
[Minzy]
cause I don't care e e e e e e
I don't care e e e e e e
Boy I don't care
[Minzy]
dareun yeojadeurui darireul humchyeoboneun
niga neomuneomu hansimhae
maeil ppaenonneun keopeulling na mollae han sogaeting
deoisang motchameulgeotgata oh oh oh
[Bom]
I don't care geumanhallae niga eodieseo mwol hadeon
ije jeongmal sanggwan anhalge bikyeojullae
ijewa ulgobulgo maedallijima
cause I don't care e e e e e e
I don't care e e e e e e
[Dara]
cause I don't care e e e e e e
I don't care e e e e e e
Boy I don't care
[Minzy]
nan neottaeme ulmyeo jisaedeon bameul gieokhae boy
deo huhoehal neol saenggakhani mami swiwonne boy
nal nochigin akkapgo gatgien sisihajannni
isseulttae jalhaji neo wae ijewa maedallini
[CL]
sogajun geojitmalmanhaedo subaekbeon
oneul ihuro nan namja ullineun bad girl
ijen nunmul hanbangul eobsi neol biuseo
sarangiran geim sok loser
mureupkkurko jabeul su inni
anim nun apeseo dangjang kkeojyeo
[Bom]
I don't care geumanhallae niga eodieseo mwol hadeon
ije jeongmal sanggwan anhalge bikyeojullae
ijewa ulgobulgo maedallijima
cause I don't care e e e e e e
I don't care e e e e e e
cause I don't care e e e e e e
I don't care e e e e e e
Boy I don't care
Saya belum tahu, aku
Anda tidak menutup lagi
Mengapa hatiku aku menyimpan pistol
Melakukan pemukulan
Aku terus melihat Anda balhyeoseo
Aku hanya bisa pergi
Dapat dilakukan dalam kasih tanpa
Hati saya sangat sakit
Saat malam hari untuk pergi
Saya tidak sabar untuk Anda semua
Seureopgo bodoh bodoh saya
Apa yang harus saya lakukan
Ttareuni hati untuk mencintai
Apa yang bisa saya lakukan
Cinta tidak dapat dilakukan di
Hati saya sangat sakit
Saat malam hari untuk pergi
Saya tidak sabar untuk Anda semua
Seureopgo bodoh bodoh saya
Bagaimana cara
Beberapa hari mudyeojyeo rasa sakit
Ketika saya datang saya akan
Seureopgo bodoh bodoh saya
Bagaimana Anda mengatakan Haran
Bulan sangat gembira
Aku tidak bisa pergi
Aku akan berada di sisi Anda saat berbaring
Tunggu sebentar
Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.
Jenis Sistem :
- Sistem Lingkaran Terbuka adalah sistem yang tidak mempunyai elemen mekanisme kontrol, dan tujuan.
- Sistem Lingkaran Tertutup adalah sistem yang disertai oleh adanya elemen mekanisme kontrol dan tujuan.
Sifat Sistem :
1.Sistem terbuka : Sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.
2.Sistem Tertutup : Sistem yang sama sekali tidak berhubungan dengan lingkungannya.
3. Sistem Fisik : sistem yang terdiri dari sejumlah sumber daya fisik
4. Sistem Konseptual : sistem yang menggunakan sumberdaya konseptual (data dan informasi) untuk mewakili suatu sistem fisik.
Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
Fokus Awal Pada Data
Pada awal abad ke 20 pemakaian komputer terbatas hanya untuk aplikasi akuntansi dan digunakan nama EDP yang merupakan aplikasi sistem informasi yang paling dasar dalam setiap perusahaan. Sekarang kita menggunakan istilah SIA untuk menggantikan EDP.
Fokus Baru Pada Informasi
Konsep penggunaan komputer untuk mendukung sistem informasi manajemen mulai diperkenalkan pada tahun 1964 oleh para pembuat komputer. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
Fokus Revisi Pada Pendukung Keputusan
Sementara SIM terus berkembang dalam menghadapi kelemahan-kelemahannya, muncul pendekatan baru dengan nama DSS, yaitu sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer.
Fokus Sekarang Pada Komunikasi
Penerapan OA (Office Automation) untuk memudahkan komunikasi dan peningkatan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor lainnya melalui penggunaan alat-alat elektronik.
Fokus Potensial Pada Konsultasi
Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan Kecerdasan Buatan (AI) bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.
Definisi SIA :
Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.
Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :
1.SIA melakasanakan tugas yang diperlukan
2.Berpegang pada prosedur yang relatif standar
3.Menangani data rinci
4.Berfokus historis
5.Menyediakan informasi pemecahan minimal
Perbedaan SIA dan SIM :
·SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan sedang
·SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi
2 komponen SIA
- Spesialis Informasi
- Akuntan
Contoh SIA sebagai pusat informasi perusahaan :
Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut
Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.
Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.
Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :
1.Pentingnya komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.
2.Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.
Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :
-informasi akuntansi keuangan,Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang ditujukan kepada pihak extern.
-Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.
Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu :
1.Sistem Akuntansi Biaya
2.Sistem Budgeting
Sistem Akuntansi Biaya
Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan
Budgeting
adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan
Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan :
1.Analisa Perilaku
2.Metode kuantitatif
3.Komputer
Analisa Perilaku
Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.
Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif.
Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.
Metode Kuantitatif
Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.
Komputer
Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.
Ancaman-ancaman atas SIA
Salah satu ancaman yang dihadapi perusahaan adalah kehancuran karena bencana alam dan politik, seperti :
– Kebakaran atau panas yang berlebihan
– Banjir, gempa bumi
– Badai angin, dan perang
Ancaman kedua bagi perusahaan adalah kesalahan pada software dan tidak berfungsinya peralatan, seperti :
– Kegagalan hardware
– Kesalahan atau terdapat kerusakan pada software, kegagalan sistem operasi, gangguan dan fluktuasi listrik.
– Serta kesalahan pengiriman data yang tidak terdeteksi.
Ancaman ketiga bagi perusahaan adalah tindakan yang tidak disengaja, seperti :
– Kecelakaan yang disebabkan kecerobohan manusia
– Kesalahan tidak disengaja karen teledor
– Kehilangan atau salah meletakkan
– Kesalahan logika
– Sistem yang tidak memenuhi kebutuhan perusahaan
Ancaman keempat yang dihadapi perusahaan adalah tindakan disengaja, seperti :
– sabotase
– Penipuan komputer
– Penggelapan
Beberapa ancaman (threats) lainnya adalah :
Merekrut karyawan yang tidak kualified Hiring of unqualified
Pelanggaran hukum oleh karyawan (Violation of employment law)
Perubahan yang tidak diotorisasi opada file induk pembayaran (master payroll file)
Ketidakakuratan data waktu (Inaccurate time data)
Ketidakakuratan proses pembayaran
Pencurian atau kecurangan pendistribusian pembayaran
Kehilangan atau tidak terotorisasi data pembayaran
Performansi jelek
Mengapa ancaman-ancaman SIA meningkat?
Peningkatan jumlah sistem klien/server memiliki arti bahwa informasi tersedia bagi para pekerja yang tidak baik.
Oleh karena LAN dan sistem klien/server mendistribusikan data ke banyak pemakai, mereka lebih sulit dikendalikan daripada sistem komputer utama yang terpusat.
WAN memberikan pelanggan dan pemasok akses ke sistem dan data mereka satu sama lain, yang menimbulkan kekhawatiran dalam hal kerahasiaan.
Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian terdiri dari faktor-faktor berikut ini :
Komitmen atas integritas dan nilai-nilai etika
Filosofi pihak manajemen dan gaya beroperasi
Struktur organisasional
Badan audit dewan komisaris
Metode untuk memberikan otoritas dan tanggung jawab
Kebijakan dan praktik-praktik dalam sumber daya manusia
Pengaruh-pengaruh eksternal
AKTIVITAS PENGENDALIAN
Aktivitas pengendalian bertujuan untuk mengarahkan karyawan agar karyawan dapat bertindak sesuai dengan arahan manajer.
Aktivitas yang terkait dengan pelaporan keuangan. Meliputi: Perancangan dokumen yang baik dan penggunaan dokumen bernomor urut tercetak; Pemisahan tugas; Otorisasi atas transaksi; Pengamanan yang memadai; Cek independen atas kinerja rekan sekerja; Penilaian (valuation) atas jumlah yang mesti dicatat yang tepat
Aktivitas yang terkait dengan pemrosesan informasi, meliputi pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Aktivitas ini membantu memastikan reliabilitas dan integritas sistem informasi yang memproses informasi keuangan maupun informasi non keuangan.
Aktivitas pengendalian yang lain yang relevan dengan pelaporan keuangan adalah review atas kinerja, yang meliputi:
1. Membandingkan anggaran dan nilai aktual
2. Menganalisis kaitan antar data, melakukan investigasi dan tindakan korektif
3. Review atas kinerja fungsional atau area tertentu
Aktivitas Pengendalian
Secara umum, prosedur-prosedur pengendalian termasuk dalam satu dari lima kategori berikut ini :
Otorisasi transaksi dan kegiatan yang memadai
Pemisahan tugas
Desain dan penggunaan dokumen serta catatan yang memadai
Penjagaan aset dan catatan yang memadai
Pemeriksaan independen atas kinerja
Aktivitas pengendalian dapat berupa:
Pengendalian pengolahan informasi mencakup:
Otorisasi semestinya terhadap transaksi
Dokumen dan catatan
Pengecekan independen
Pemisahan tugas
Pengendalian fisik
Review terhadap kinerja
PENGENDALIAN UMUM
Meliputi:
Pengendalian organisasi.
Pengendalian dokumentasi.
Pengendalian akuntabilitas aktiva.
Pengendalian praktik manajemen.
Pengendalian operasi pusat informasi
Pengendalian otorisasi
Pengendalian akses
PENGENDALIAN ORGANISASI
Organisasi menetapkan hubungan kerja antara karyawan dan unit organisasi. Struktur organisasi dirancang sedemikian rupa sehingga menghasilkan organisasi yang independen. Organisasi yang independen adalah struktur organisasi yang memisahkan wewenang dan tanggung jawab sedemikian rupa sehingga fungsi yang tidak kompatibel dipisahkan. Selain melalui pemisahan tugas, pengendalian juga dicapai dengan monitoring.
Dalam sistem manual, karyawan yang menangani aktiva mesti dipisahkan dari karyawan yang memiliki otorisasi untuk melaksanakan suatu transaksi dan karyawan yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi.
Sistem informasi memiliki tanggung jawab untuk merekam dan memproses data. Oleh karena itu sistem informasi mesti independen dari semua departemen yang menggunakan data dan informasi tersebut. Departemen pengguna adalah departemen yang memiliki tanggung jawab untuk menginisiasi dan mengotorisasi transaksi. Selain itu, fungsi pengembangan sistem mesti dipisahkan dari sistem pemrosesan transaksi.
PENGENDALIAN DOKUMENTASI
Dokumentasi yang baik berguna untuk efisiensi dalam perbaikan bug sistem, untuk efisiensi dalam pengembangan tambahan aplikasi baru, serta untuk pelatihan karyawan dalam mengenalkan sistem aplikasi.
Dokumentasi yang diperlukan meliputi:
Kebijakan terkait dengan sistem, seperti kebijakan pengembangan sistem, kebijakan pengujian sistem, kebijakan operasi computer, dan kebijakan penanganan bencana dan keamanan sistem.
Dokumentasi aplikasi sistem, seperti flowchart, data flow diagram, kode rekening, deskripsi prosedur, prosedur koreksi kesalahan, prosedur pengendalian, deskripsi file (termasuk kamus data), format output sistem, dan deskripsi input output sistem.
Dokumentasi program.
Dokumentasi data
Dokumentasi operasi
Dokumentasi untuk pengguna.
PENGENDALIAN AKUNTABILITAS AKTIVA
Sumber daya perusahaan (aktiva) perlu dijaga. Cara menjaga aktiva tersebut antara lain:
Penggunaan buku pembantu dalam catatan akuntansi
Rekonsiliasi (seperti rekonsiliasi kas dan persediaan)
Prosedur acknowledgement sebagai bentuk wujud pertanggungjawaban atas aktiva yang ditangani oleh seseorang atau suatu bagian.
Penggunaan log dan register
Review oleh pihak independent
PENGENDALIAN PRAKTIK MANAJEMEN
Meliputi kebijakan dan praktik sumber daya manusia, komitmen terhadap kompetensi, praktik perencanaan, praktik audit, dan pengendalian pengembangan sistem aplikasi (prosedur perubahan sistem dan prosedur pengembangan sistem baru). PENGENDALIAN APLIKASI
Meliputi:
Pengendalian otorisasi,
Pengendalian input, dapat berupa edit test pada saat data diinputkan ke dalam layar komputer (validity check, limit check, field check, relationship check), dapat berupa batch control total (amount control total, hash total dan record count) jika data diinputkan secara batch.
Pengendalian proses, dapat berupa manual cross check dan pengendalian proses yang lain.
Pengendalian output. Output mesti didistribusikan ke pihak yang tepat.
Tinjauan menyeluruh konsep-konsep pengendalian
Apakah definisi dari pengendalian internal itu ?
Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga aset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Apakah pengendalian manajemen itu ?
Pengendalian manajemen meliputi tiga keutamaan :
1 Merupakan bagian tanggung jawab manajemen yang utuh.
2 Dirancang untuk mengurangi kesalahan, ketidak teraturan, dan mencapai tujuan organisasi.
3. Berorientasi dan berusaha untuk membantu karyawan mencapai tujuan perusahaan.
TUJUAN PENGENDALIAN INTERNAL:
Efektivitas dan efisiensi operasi
Reliabilitas pelaporan keuangan
Kesesuaian dengan aturan dan regulasi yang berlaku
Proses Pengendalian Internal :
l Proses Pengendalian Internal adalah sebuah proses yang dirancang untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan organisasi dapat dicapai, yaitu :
– Pelaporan keuangan yang handal
– Efektivitas dan efisiensi operasional organisasi
– Dipatuhinya semua hukum dan peraturan-peraturan yang diterapkan.
Apakah unsur-unsur dari pengendalian internal?
Lingkungan pengendalian
– Penetapan risiko
– Aktivitas pengendalian
– Informasi dan komuniaksi
– Monitoring/supervisi
– Apakah terdapat pemisahan fungsi dan tugas pada bagian akuntansi?
– Tidak ada perangkapan fungsi / tugas oleh satu individu atau satu departemen.
– Apakah dilaksanakan audit internal?
– Audit internal sebagai aktivitas evaluasi secara independen dalam organisasi.
Klasifikasi pengendalian internal
Prosedur-prosedur pengendalian khusus yang digunakan dalam sistem pengendalian internal dan pengendalian manajemen mungkin dikelompokkan menggunakan empat kelompok pengendalian internal berikut ini:
Pengendalian untuk Pencegahan, Pengendalian untuk Pemeriksaan, dan Pengendalian Korektif
Pengendalian umum dan Pengendalian aplikasi
Pengendalian Administrasi dan Pengendalian Akuntansi
Pengendalian Input, proses, dan output
STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL
Struktur pengendalian internal menurut COSO
Lingkungan Pengendalian Internal
Penaksiran Risiko
Aktivitas Pengendalian
Informasi dan Komunikasi
Monitoring
LINGKUNGAN PENGENDALIAN INTERNAL
Lingkungan pengendalian internal merefleksikan seluruh sikap dan kesadaran dewan direksi, komite audit, manager, pemilik, dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian internal sebuah perusahaan. Lingkungan pengendalian merupakan dasar dari seluruh komponen pengendalian internal yang lain.
Lingkungan pengendalian meliputi:
Filosofi manajemen dan gaya operasi. Manajer perlu menjadi contoh perilaku etis dengan mentaati kode etik perusahaan. Manajer perlu menyusun kode etik secara formal. Manajer mesti menekankan pentingnya pengendalian internal dan memperlakukan setiap personel dengan wajar dengan dengan penuh respek.
Integritas dan nilai-nilai etika. Perilaku etis dan tidak etis manajer dan seluruh karyawan akan berdampak besar terhadap keseluruhan struktur pengendalian internal, menciptakan suasana yang secara signifikan mempengaruhi validitas proses pelaporan keuangan. Manajemen mesti secara proaktif memastikan bahwa semua karyawan benar-benar sadar dengan standard etika perusahaan. Manajemen juga mesti membuat kebijakan yang mendukung karyawan untuk mencapai tujuan jangka panjang dan bukan tujuan jangka pendek.
Komitmen terhadap kompetensi. Perusahaan mesti merekrut karyawan yang kompenen dan dapat dipercaya yang memiliki inisiatif dan kreativitas untuk bereaksi secara cepat terhadap kondisi bisnis yang dinamis. Perusahaan mesti memilih personil yang memiliki pengetahuan dan ketrampilan yang memadai untuk menyelesaikan setiap tanggung jawab yang diberikan kepada karyawan tersebut.
Dewan direksi atau komite audit. Dewan direksi semestinya menunjuk komite audit untuk mengawasi praktik dan kebijakan akuntansi dan pelaporan keuangan perusahaan. Komite audit merupakan perantara antara dewan direksi dan auditor internal/eksternal.
Struktur organisasi. Struktur organisasi merupakan rerangka hubungan formal antar personil perusahaan untuk mencapai tujuan organsisasi.
Pemberian wewenang dan tanggung jawab. Perusahaan mesti memiliki deskripsi pekerjaan untuk setiap karyawan. Pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mesti dilakukan dengan baik. Perubahan terhadap sistem informasi mesti dilakukan melalui persetujuan tertulis.
Kebijakan dan praktik sumber daya manusia. Setiap karyawan baru mesti dikenalkan dengan pengendalian internal, kebijakan etika dan kode etik perusahaan. Perusahaan mesti perduli dengan undang-undang dan peraturan ketenagakerjaan yang ditetapkan oleh pemerintah. Perusahaan mesti memastikan terwujudnya lingkungan kerja yang aman dan sehat. Perusahaan dapat menyelenggarakan sarana konseling untuk karyawan yang bermasalah. Perusahaan punya prosedur yang baik untuk karyawan yang berhenti bekerja.
Penilaian Resiko
Perusahaan menghadapi jenis-jenis ancaman berikut ini :
strategis — melakukan hal yang salah
Operasional ── melakukan hal yang benar, tetapi dengan cara yang salah
Keuangan — adanya kerugian sumber daya keuangan, pemborosan, pencurian atau pembuatan kewajiban yang tidak tepat
informasi — menerima informasi yang salah atau tidak relevan, sistem yang tidak andal, dan laporan yang tidak benar atau menyesatkan
Perusahaan yang menerapkan sistem EDI harus mengidentifikasi ancaman-ancaman yang akan dihadapi oleh sistem tersebut, yaitu :
Pemilihan teknologi yang tidak sesuai
Akses sistem yang tidak diotorisasi
Penyadapan transmisi data
Hilangnya integritas data
Transaksi yang tidak lengkap
Kegagalan sistem
Sistem yang tidak kompatibel
Beberapa ancaman menunjukkan resiko yang lebih besar karena probabilitas kemunculannya lebih besar, misalnya :
Perusahaan lebih mungkin menjadi korban penipuan komputer daripada serangan teroris
Resiko dan penyingkapan harus diperhitungkan bersama-sama
PENAKSIRAN RISIKO
Manajemen mesti mengidentifikasi dan menaksir risiko yang relevan yang dapat mencegah perusahaan mencapai tujuan organisasi. Manajer juga mesti menyusun rencana untuk mengelola risiko yang telah diidentifikasi.
Mengidentifikasi risiko internal yang signifikan.
Mengidentifikasi risiko eksternal yang signifikan.
Menyusun analisis risiko.
Manajemen risiko yang relevan.
MONITORING Tujuan monitoring adalah menaksir kualitas struktur pengendalian internal dari waktu ke waktu melalui aktivitas monitoring. Contoh aktivitas monitoring: supervisi atas aktivitas karyawan dari hari ke hari dan audit atas catatan akuntansi.
PAPARAN RISIKO
Setiap perusahaan menghadapi paparan risiko. Paparan risiko dapat berasal dari pihak internal maupun eksternal perusahaan, seperti dari karyawan, konsumen, hacker, pelaku criminal dan bencana alam.
Tipe risiko
kesalahan yang tidak disengaja
kesalahan yang disengaja
pencurian aktiva
menjebol keamanan perusahaan
tindak kekerasan dan bencana alam
Paparan terhadap risiko dipengaruhi oleh:
Frekuensi kejadian. Contoh: penjualan.
Kerentanan sebuah aktiva. Contoh kas sangat rentan.
Besarnya nilai rupiah.
Masalah yang memperbesar paparan risiko yang dihadapi perusahaan:
Kolusi
Kurangnya penegakan disiplin
Kejahatan komputer
Contoh kejahatan komputer:
Pencurian hardware dan software
penggunaan komputer tanpa otorisasi untuk kepentingan personal
modifikasi atau penggunaan program untuk melakukan kejahatan
Komputer rentan terhadap tindak kejahatan karena:
Komputer mengakibatkan pemusatan data dan pemrosesan data
jejak audit dalam lingkungan SIA tidak sejelas dalam lingkungan manual
Komputer powerful tetapi kompleks dan rentan
Dalam menerapkan pengendalian, perusahaan mesti mempertimbangkan manfaat dan biaya untuk menerapkan pengendalian tersebut.
Informasi dan Komunikasi
Mengidentifikasi dan merekam informasi yang relevan untuk pelaporan keuangan
mengkomunikasikan informasi yang relevan dengan format yang sesuai
Harus dipastikan bahwa SIA menghasilkan pelaporan keuangan yang andal.
Semua transaksi yang diproses adalah transaksi yang valid dan terotorisasi
semua transaksi yang valid mesti direkam dan diinputkan tepat waktu dengan cukup detail sehingga transaksi dapat diklasifikasikan dengan semestinya.
semua data input akurat dan lengkap
semua transaksi yang telah diinput diproses dengan baik
semua output yang diperlukan disajikan sesuai dengan aturan yang ada untuk menghasilkan informasi yang akurat dan andal
semua transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang tepat
Akuntan harus memahami berikut ini :
Bagaimana transaksi diawali
Bagaimana data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin atau data diubah dari dokumen sumber ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin
Bagaimana file komputer diakses dan diperbarui
Bagaimana data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi
Bagaimana informasi dilaporkan
Hal-hal tersebut membuat sistem dapat melakukan jejak audit (audit trail).
Jejak audit muncul ketika transaksi suatu perusahaan dapat dilacak di sepanjang sistem mulai dari asalnya sampai tujuan akhirnya pada laporan keuangan
Organisasi menggunakan TI untuk menjalankan bisnisnya, produksinya, dan melaksanakan pelayanannya. Perusahaan tidak dapat lagi membangun penghalang di sekeliling sistem informasinya serta mengunci semua orang di luar. Sebaliknya, mereka harus berbagi informasi dan menggunakan TI untuk menghubungkan sistem informasinya dengan pihak-pihak yang sering berinteraksi dengan mereka, yaitu: pelanggan, vendor, pegawai, mitra bisnis, pemegang saham, dan lembaga pemerintah. Peningkatan hubungan ini membuat sistem informasi lebih rentan terhadap masalah.
Mencapai keamanan dan pengendalian yang memadai atas sumber daya informasi organisasi, harus menjadi prioritas pihak manajemen puncak. Oleh karena sistem informasi berkembang, begitu pula dengan sistem pengendalian internal. Ketika bisnis bergeser dari sistem manual ke sistem komputer utama, pengendalian baru harus dikembangkan untuk menurunkan atau mengendalikan risiko yang dibawa oleh sistem informasi berdasarkan komputer yang baru ini. Oleh karena adanya pergeseran ke lingkungan e-commerce berdasarkan Internet, pengendalian baru perlu dikembangkan untuk mengendalikan munculnya risiko-risiko baru.
Pengendalian sistem informasi adalahh pengelolaan pengendalian-pengendalian (managing controls) yaitu kegiatan-kegiatan yang dilakukan manajer sistem informasi untuk meyakinkan bahwa pengendalian-pengendalian di dalam sistem teknologi informasi masih tetap dilakukan dan masih tetap dilakukan dan masih efektif dalam mencegah ancaman dan gangguan terhadap sistem informasi.
Tujuan dari sistem informasi tidak akan mengena jika sistem ini terganggu sehingga sistem informasi harus mempunyai pertahanan terhadap ancaman dan gangguan tersebut dan pertahanan ini harus dilakukan secara terus menerus.
Pengendalian sistem informasi dibagi menjadi 2 yaitu :
1. Pengendalian secara umum (General Controls) adalah pengelolaan-pengelolaan sistem informasi teknologi yang paling luar, yang harus diihadapi terlebih dahulu oleh pemakai sistem informasinya.
Secara Umum terdiri dari:
- Pengendalian Organisasi
- Pengendalian Document
- Pengendalian Kerusakan Perangkat Keras
- Pengendalian keamanan fisik
- Pengendalian keamanan data
Pengendalian Aplikasi (Application Controls) merupakan pengendalian yang dipasang pada pengolahan aplikasinya.
Untungnya, perkembangan dalam sistem informasi dan dalam TI juga memberikan kesempatan bagi organisasi untuk meningkatkan pengendalian internalnya.
Apa yang Terdapat dalam Sistem Andal?
Ada 4 prinsip secara umum untuk menetapkan apakah suatu sistem andal atau tidak, yaitu:
1.Ketersediaan (availability). Sistem tersebut tersedia untuk dioperasikan dan digunakan dengan mencantumkannya pada pernyataan atau perjanjian tingkat pelayanan.
2.Keamanan (security). Sistem dilindungi dari akses fisik maupun logis yang tidak memiliki otorisasi. Hal ini akan membantu mencegah: a) penggunaan yang tidak sesuai, pemutarbalikan, penghancuran atau pengungkapan informasi dan software, serta, b) pencurian sumber daya sistem.
3.Dapat dipelihara (maintainability). Sistem dapat diubah apabila diperlukan tanpa mempengaruhi ketersediaan, keamanan, dan integritas sistem. Hanya perubahan dokumen yang memiliki otorisasi dan teruji sajalah yang termasuk dalam sistem dan data terkait. Bagi seluruh perubahan yang telah direncanakan dan dilaksanakan, harus tersedia sumber daya yang mengelola, menjadwalkan, mendokumentasikan, dan mengkomunikasikan perubahan ke pihak manajemen dan para pemakai yang memiliki otorisasi.
4.Integritas (integrity). Pemrosesan sistem bersifat lengkap, akurat, tepat waktu dan diotorisasi. Sebuah sistem dikatakan memiliki integritas apabila dapat melaksanakan fungsi yang diperuntukkan bagi sistem tersebut secara keseluruhan dan bebas dari manipulasi sistem, baik yang tidak diotorisasi maupun yang tidak disengaja.
Bagi setiap prinsip keandalan di atas, tiga kriteria berikut ini dikembangkan untuk mengevaluasi pencapaian prinsip-prinsip tersebut, yaitu:
1.Entitas memiliki tujuan kinerja (performance objective), kebijakan, dan standar yang telah ditetapkan, didokumentasikan, dan dikomunikasikan, dan telah memenuhi tiap prinsip keandalan. Tujuan Kinerja didefinisikan sebagai tujuan umum yang ingin dicapai entitas. Kebijakan adalah peraturan-peraturan yang memberikan arah formal untuk mencapai tujuan, dan mendorong kinerja. Standar merupakan prosedur yang dibutuhkan dalam implementasi, agar sesuai dengan kebijakan.
2.Entitas menggunakan prosedur, sumber daya manusia, software, data dan infrastruktur untuk mencapai setiap prinsip keandalan, dengan berdasarkan pada kebijakan dan standar yang telah ditetapkan.
3.Entitas mengawasi sistem dan mengambil tindakan untuk mencapai kesesuaian dengan tujuan, kebijakan, dan standar, untuk setiap prinsip keandalan.
Pengendalian yang Berhubungan dengan Beberapa Prinsip Keandalan
Pengendalian berikut ini sesuai untuk beberapa prinsip keandalan, yaitu: perencanaan strategis dan penganggaran, mengembangkan rencana keandalan sistem, dan melaksanakan dokumentasi.
Referensi :
- Accounting Informastion Systems : oleh Marshall B. Romney & Paul John Steinbart
